Dataskyddsbeskrivning

Badminton Club Backhand ry

Teemu Hietanen
E-post: info@bcbporvoo.fi

Begäranden som gäller dataskydd, granskning, rättelse eller radering av personuppgifter skickas till e-postadressen ovan.

I registret kan uppgifter om följande personer behandlas:

• föreningens medlemmar
• personer som deltar i föreningens träningar, evenemang, tävlingar eller annan verksamhet
• vårdnadshavare för minderåriga deltagare
• föreningens tränare, ledare, funktionärer och frivilliga
• andra personer som har en saklig anknytning till föreningens verksamhet.

Personuppgifter behandlas för följande ändamål:

• administration av medlemskap och den medlemsförteckning som föreningslagen förutsätter
• ordnande av träningsgrupper, speltider, träning, evenemang och tävlingsverksamhet
• hantering av anmälningar, närvaro och rätt att delta
• kommunikation med medlemmar, deltagare och vårdnadshavare för minderåriga
• fakturering och uppföljning av medlems-, tränings- och andra avgifter
• skötsel av föreningens bokföring och andra lagstadgade skyldigheter
• hantering av tävlings-, licens- och försäkringsärenden vid behov
• säkerställande av verksamhetens säkerhet, korrekthet och kontinuitet
• utredning av eventuella meningsskiljaktigheter, missbruk eller rättsliga anspråk
• planering, utveckling och statistikföring av föreningens verksamhet.

Vid statistikföring och utveckling används i möjligaste mån uppgifter ur vilka en enskild person inte kan identifieras.

Behandlingen grundar sig beroende på situationen på en eller flera av följande grunder:

• lagstadgad skyldighet, såsom skyldigheter enligt förenings- och bokföringslagstiftningen
• avtal eller åtgärder innan ett avtal ingås, såsom anmälan till en avgiftsbelagd träningsgrupp, ett evenemang eller annan verksamhet
• den personuppgiftsansvariges berättigade intresse, som grundar sig på medlemskap, deltagande eller ett annat sakligt förhållande till föreningen
• den registrerades samtycke när behandlingen kräver det.

Behandling som grundar sig på samtycke kan till exempel gälla frivilliga foto- och publiceringstillstånd, separat beställd marknadsföringskommunikation eller hälsouppgifter som är nödvändiga för säkerheten i verksamheten.

I registret kan uppgifter som behövs för verksamheten behandlas, såsom:

• namn och födelsedatum
• kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer och e-postadress
• namn och kontaktuppgifter för en minderårig deltagares vårdnadshavare
• uppgifter om medlemskap, medlemskategori, träningsgrupp och deltagande
• uppgifter om anmälan, närvaro, evenemang och tävlingar
• fakturerings-, betalnings- och betalningsstatusuppgifter
• uppgifter om uppgifter, roller och åtkomsträttigheter i föreningen
• uppgifter om kommunikation, kontakter, tillstånd och samtycken
• nödvändiga uppgifter om tävlingslicens, försäkring eller grenförbundets verksamhet
• uppgifter som är nödvändiga för att ordna verksamheten eller trygga säkerheten
• eventuella fotografier, profilbilder samt uppgifter om foto- och publiceringstillstånd
• nödvändiga identifierings- och logguppgifter om användningen av myClub i den mån föreningen har tillgång till dem.

Föreningen samlar i regel inte in hälsouppgifter eller andra särskilda kategorier av personuppgifter. Om behandlingen är nödvändig för att ordna verksamheten på ett säkert sätt begränsas den till nödvändiga uppgifter och grundas på uttryckligt samtycke eller någon annan laglig behandlingsgrund.

Uppgifterna fås huvudsakligen:

• av den registrerade själv
• av vårdnadshavaren till en minderårig registrerad
• av föreningens tränare, ledare och funktionärer i samband med att verksamheten ordnas
• från myClub-tjänsten och dess betalnings- och anmälningsfunktioner
• vid behov från grenförbundet, tävlingsarrangören eller någon annan part som behövs för verksamheten.

Den registrerade eller den minderårigas vårdnadshavare ansvarar för att de uppgifter som lämnas är korrekta och uppdateras.

Personuppgifter behandlas inom föreningen endast av de styrelsemedlemmar, funktionärer, tränare, ledare eller andra personer som behöver uppgifterna för sina uppgifter.

Föreningen använder myClub för administration av medlems- och verksamhetsregistret. Taikala Oy, som upprätthåller myClub, fungerar som personuppgiftsbiträde för föreningen enligt avtalet om behandling av personuppgifter. Taikala Oy kan även behandla uppgifter som hänför sig till ett myClub-användarkonto som personuppgiftsansvarig enligt sin egen dataskyddsbeskrivning.

Uppgifter kan också behandlas i de fakturerings-, bokförings-, betalnings-, kommunikations- eller andra tjänster som föreningen använder. Tjänsteleverantörerna behandlar uppgifterna endast för att tillhandahålla tjänsten och enligt tillämpliga avtal.

Uppgifter kan vid behov lämnas ut:

• till grenförbundet, tävlingsarrangören eller försäkringsbolaget för hantering av tävlings-, licens- eller försäkringsärenden
• till en betaltjänstleverantör för behandling av betalningar
• till bokföraren eller revisorn för att fullgöra lagstadgade skyldigheter
• till en myndighet när utlämnandet grundar sig på lag eller en behörig myndighets begäran.

Personuppgifter säljs inte och lämnas inte ut till utomstående för kommersiella ändamål.

Föreningen överför i regel inte personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Om en tjänsteleverantör som föreningen använder behandlar eller överför uppgifter utanför EU eller EES genomförs överföringen med skyddsåtgärder enligt dataskyddslagstiftningen, såsom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.

Personuppgifter lagras endast så länge det behövs för de ändamål som beskrivs i denna beskrivning.

Uppgifter om medlemskap och deltagande lagras under medlemskapet eller det övriga förhållandet till föreningen och därefter så länge uppgifterna behövs för att utreda betalningar, skyldigheter, rättigheter eller eventuella rättsliga anspråk.

Fakturerings-, betalnings- och bokföringsuppgifter lagras så länge som bokföringslagstiftningen och annan tillämplig lagstiftning kräver.

Uppgifter som grundar sig på samtycke lagras tills samtycket återkallas eller ändamålet upphör, om det inte finns någon annan laglig grund för lagringen.

Onödiga och föråldrade uppgifter raderas eller anonymiseras inom skälig tid. Behovet av lagring bedöms regelbundet.

Personuppgifterna skyddas med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder.

Användningen av myClub kräver ett personligt användarnamn. Föreningens funktionärers åtkomsträttigheter begränsas enligt uppgift och behov och tas bort när de inte längre behövs.

De personer som behandlar personuppgifter omfattas av tystnadsplikt. Uppgifterna får inte användas för något annat ändamål än den uppgift för vilken åtkomsträtten har beviljats.

Enheter, användarnamn och andra system som innehåller uppgifter skyddas på lämpligt sätt. Föreningens tjänsteleverantörer ansvarar för den tekniska säkerheten i sina egna system enligt sina tjänsteavtal.

Den registrerade har enligt tillämplig dataskyddslagstiftning rätt att:

• få information om behandlingen av sina personuppgifter
• granska de personuppgifter som gäller honom eller henne
• kräva rättelse av felaktiga eller bristfälliga uppgifter
• begära radering av uppgifter när förutsättningarna för radering är uppfyllda
• begära begränsning av behandlingen
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse
• få de uppgifter som han eller hon själv lämnat överförda från ett system till ett annat när förutsättningarna är uppfyllda
• när som helst återkalla ett samtycke.

Återkallande av samtycke påverkar inte lagligheten av behandling som utförts innan samtycket återkallades.

En begäran om att utöva rättigheterna skickas till den e-postadress som anges i punkt 2. Föreningen har vid behov rätt att begära att identiteten styrks innan begäran genomförs.

Alla rättigheter kan inte utövas i alla situationer. Rättigheternas omfattning beror på grunden för behandlingen och den tillämpliga lagstiftningen.

Föreningen fattar inte beslut om registrerade enbart på grundval av automatiserad behandling av personuppgifter eller profilering.

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till Dataombudsmannens byrå om han eller hon anser att personuppgifterna har behandlats i strid med dataskyddslagstiftningen.

Innan ett klagomål lämnas in ombeds den registrerade i första hand kontakta föreningen så att ärendet kan utredas.

Föreningen kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning när verksamheten, tjänsterna eller lagstiftningen ändras. Den aktuella dataskyddsbeskrivningen publiceras även i myClub.