Tietosuojaseloste

Badminton Club Backhand ry

Teemu Hietanen
Sähköposti: info@bcbporvoo.fi

Tietosuojaa, henkilötietojen tarkastamista, korjaamista tai poistamista koskevat pyynnöt toimitetaan edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavien henkilöiden tietoja:

• seuran jäsenet
• seuran harjoituksiin, tapahtumiin, kilpailuihin tai muuhun toimintaan osallistuvat henkilöt
• alaikäisten osallistujien huoltajat
• seuran valmentajat, ohjaajat, toimihenkilöt ja vapaaehtoiset
• muut henkilöt, joilla on asiallinen yhteys seuran toimintaan.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• jäsenyyksien ja yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpitäminen
• harjoitusryhmien, pelivuorojen, valmennuksen, tapahtumien ja kilpailutoiminnan järjestäminen
• ilmoittautumisten, läsnäolojen ja osallistumisoikeuksien hallinta
• jäsenten, osallistujien ja alaikäisten huoltajien kanssa viestiminen
• jäsenmaksujen, harjoitusmaksujen ja muiden maksujen laskuttaminen ja seuraaminen
• seuran kirjanpidon ja muiden lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen
• kilpailu-, lisenssi- ja vakuutusasioiden hoitaminen tarvittaessa
• toiminnan turvallisuuden, asianmukaisuuden ja jatkuvuuden varmistaminen
• mahdollisten erimielisyyksien, väärinkäytösten tai oikeusvaateiden selvittäminen
• seuran toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi.

Tilastoinnissa ja toiminnan kehittämisessä käytetään mahdollisuuksien mukaan tietoja, joista yksittäistä henkilöä ei voida tunnistaa.

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteen mukaan yhteen tai useampaan seuraavista perusteista:

• lakisääteinen velvoite, kuten yhdistys- ja kirjanpitolainsäädännön velvoitteet
• sopimus tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet, kuten maksulliseen harjoitusryhmään, tapahtumaan tai muuhun toimintaan ilmoittautuminen
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu jäsenyyteen, osallistumiseen tai muuhun asialliseen suhteeseen seuran kanssa
• rekisteröidyn suostumus, kun käsittely sitä edellyttää.

Suostumukseen perustuva käsittely voi koskea esimerkiksi vapaaehtoisia kuva- ja julkaisulupia, erikseen tilattua markkinointiviestintää tai toiminnan turvallisuuden kannalta tarpeellisia terveystietoja.

Rekisterissä voidaan käsitellä toiminnan kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

• nimi ja syntymäaika
• yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• alaikäisen osallistujan huoltajan nimi ja yhteystiedot
• jäsenyyteen, jäsenlajiin, harjoitusryhmään ja osallistumiseen liittyvät tiedot
• ilmoittautumis-, läsnäolo-, tapahtuma- ja kilpailutiedot
• laskutus-, maksu- ja maksutilannetiedot
• seuraan liittyvät tehtävät, roolit ja käyttöoikeudet
• viestintää, yhteydenottoja, lupia ja suostumuksia koskevat tiedot
• kilpailulisenssiin, vakuutukseen tai lajiliiton toimintaan liittyvät tarpeelliset tiedot
• toiminnan järjestämisen tai turvallisuuden kannalta välttämättömät tiedot
• mahdolliset valokuvat, profiilikuvat sekä kuva- ja julkaisulupia koskevat tiedot
• myClub-palvelun käyttöön liittyvät tarpeelliset tunniste- ja lokitiedot siltä osin kuin ne ovat seuran käytettävissä.

Seura ei lähtökohtaisesti kerää terveystietoja tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Jos tällaisen tiedon käsittely on toiminnan turvallisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä, käsittely rajoitetaan tarpeellisiin tietoihin ja perustetaan nimenomaiseen suostumukseen tai muuhun lainmukaiseen käsittelyperusteeseen.

Tiedot saadaan pääasiassa:

• rekisteröidyltä itseltään
• alaikäisen rekisteröidyn huoltajalta
• seuran valmentajilta, ohjaajilta ja toimihenkilöiltä toiminnan järjestämisen yhteydessä
• myClub-palvelusta sekä palveluun liitetyistä maksu- ja ilmoittautumistoiminnoista
• tarvittaessa lajiliitolta, kilpailunjärjestäjältä tai muulta toiminnan kannalta tarpeelliselta taholta.

Rekisteröity tai alaikäisen huoltaja vastaa antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja tietojen päivittämisestä.

Henkilötietoja käsittelevät seurassa vain ne hallituksen jäsenet, toimihenkilöt, valmentajat, ohjaajat tai muut henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen.

Seura käyttää jäsen- ja toimintarekisterin hallinnassa myClub-palvelua. MyClub-palvelua ylläpitävä Taikala Oy toimii seuran puolesta henkilötietojen käsittelijänä palvelua koskevan henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Taikala Oy voi käsitellä myClub-käyttäjätiliin liittyviä tietoja myös oman tietosuojaselosteensa mukaisena rekisterinpitäjänä.

Tietoja voidaan käsitellä myös seuran käyttämissä laskutus-, kirjanpito-, maksuliikenne-, viestintä- tai muissa palveluissa. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain palvelun toteuttamiseksi ja niitä koskevien sopimusten mukaisesti.

Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa:

• lajiliitolle, kilpailunjärjestäjälle tai vakuutusyhtiölle kilpailu-, lisenssi- tai vakuutusasioiden hoitamiseksi
• maksupalvelun tarjoajalle maksujen käsittelemiseksi
• kirjanpitäjälle tai tilintarkastajalle lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi
• viranomaiselle silloin, kun luovuttaminen perustuu lakiin tai viranomaisen toimivaltaiseen pyyntöön.

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille kaupallisiin tarkoituksiin.

Seura ei lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jos seuran käyttämä palveluntarjoaja käsittelee tai siirtää tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirto toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita, käyttäen.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tarpeellista.

Jäsenyyttä ja osallistumista koskevia tietoja säilytetään jäsenyyden tai muun seuraan liittyvän suhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin tietoja tarvitaan maksujen, velvollisuuksien, oikeuksien tai mahdollisten oikeusvaateiden selvittämiseksi.

Laskutus-, maksu- ja kirjanpitotietoja säilytetään kirjanpito- ja muun sovellettavan lainsäädännön edellyttämän ajan.

Suostumukseen perustuvia tietoja säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan tai tiedon käyttötarkoitus päättyy, ellei tietojen säilyttämiseen ole muuta lainmukaista perustetta.

Tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisen ajan kuluessa. Tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti.

Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

MyClub-palvelun käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Seuran toimihenkilöiden käyttöoikeudet rajataan tehtävien ja tarpeen mukaan. Käyttöoikeudet poistetaan, kun niitä ei enää tarvita.

Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä velvoittaa luottamuksellisuus. Tietoja ei saa käyttää muuhun kuin siihen tehtävään, jota varten käyttöoikeus on annettu.

Tietoja sisältävät laitteet, käyttäjätunnukset ja muut järjestelmät suojataan asianmukaisesti. Seuran käyttämät palveluntarjoajat vastaavat omien järjestelmiensä teknisestä tietoturvasta palvelusopimustensa mukaisesti.

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun poistamisen edellytykset täyttyvät
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
• saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeuden edellytykset täyttyvät
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö tulee lähettää tämän selosteen kohdassa 2 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Seuralla on tarvittaessa oikeus pyytää henkilöllisyyden todentamista ennen pyynnön toteuttamista.

Kaikkia oikeuksia ei voida toteuttaa kaikissa tilanteissa. Oikeuksien laajuus riippuu henkilötietojen käsittelyn perusteesta ja sovellettavasta lainsäädännöstä.

Seura ei tee rekisteröityjä koskevia päätöksiä pelkästään automaattisen henkilötietojen käsittelyn tai profiloinnin perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelystä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Ennen valituksen tekemistä rekisteröityä pyydetään ensisijaisesti ottamaan yhteyttä seuraan, jotta asia voidaan selvittää.

Seura voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan, palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan myös myClub-palvelussa.